В современных условиях скорость и точность принятия финансовых решений напрямую влияют на устойчивость бизнеса. Управление денежными средствами – это первоочередная задача, которую решают на предприятии, независимо от его размера. И если в условиях малого бизнеса для этой цели бывает достаточно пары таблиц Excel, то, разрастаясь, бизнес сталкивается со следующими проблемами:
-
дублирование функций финансового менеджмента разными подразделениями;
-
непрозрачное распределение денежных средств;
-
затягивание согласования заявок на расходование денежных средств из-за отсутствия прогнозов их поступления и планов расходования;
-
отсутствие оперативной информации о расходовании и движении денежных средств, наличие ошибок в предоставляемой финансовой отчётности;
-
срывы сроков платёжных обязательств;
-
отсутствие должного контроля взаиморасчётов с контрагентами, низкая ликвидность дебиторской задолженности;
-
затруднения в прогнозировании кассовых разрывов;
-
отсутствие оперативных данных об остатках полученных займов и кредитов, нарушение сроков погашения заёмных обязательств.
Для средних и крупных предприятий, обладающих сложной структурой финансовых потоков и несколькими банками-партнёрами, автоматизация управления денежными средствами становится крайней необходимостью.
Какие программы подойдут?
Одним из наиболее востребованных решений в автоматизации бизнеса является «Казначейство» — функциональный раздел, предназначенный для организации комплексного управления денежными средствами предприятия, в системах «1С:Управление торговлей», «1С:Комплексная автоматизация», «1С:ERP Управлением предприятием», «1С:ERP Управление холдингом», «1С:Управление холдингом».
В рамках систем «1С:Управление торговлей», «1С:Комплексная автоматизация», «1С:ERP Управлением предприятием» модуль казначейства содержит одинаковый функционал и позволяет:
-
планировать денежные средства — создавать и согласовывать заявки на расходование денежных средств, формировать планы поступлений и расходов, устанавливать лимиты на расходование денежных средств как для организации в целом, так и в разрезе структурных подразделений;
-
управлять наличными и безналичными денежными средствами при помощи платёжного календаря - удобного, наглядного инструмента;
-
управлять ликвидностью - анализировать и прогнозировать остатки денежных средств на счетах, обеспечивать своевременное выполнение обязательств;
-
предотвращать кассовые разрывы — выявлять возможные дефициты денежных средств, минимизировать финансовые риски и своевременно принимать управленческие решения;
-
автоматизировать платежи — настроить интеграцию с банками, формировать и отправлять платежные документы, получать банковские выписки, производить обмен другими электронными документами, осуществлять операции эквайринга;
-
управлять взаиморасчётами с контрагентами - контролировать сроки и исполнения расчетов с поставщиками и покупателями, налоговыми органами и сотрудниками, своевременно выявлять просроченные задолженности, производить их корректировки, взаимозачёты, списание и оприходование;
-
вести учёт кредитов, займов и депозитов, составлять графики платежей, начислять на их основании проценты и комиссии;
-
вести учёт взаиморасчётов с подотчётными лицами, контролировать целевое использование денежных средств и своевременную отчётность за полученные подотчётные суммы;
-
вести учёт денежных документов, осуществлять бронирование и учёт электронных проездных билетов, оформлять заявки на командировки;
-
производить оперативную подготовку финансовых отчётов, план-фактный анализ движения денежных средств, анализ эффективности их использования.
В дополнение к возможностям систем «1С:Управление торговлей», «1С:Комплексная автоматизация», «1С:ERP Управлением предприятием» системы «1С:ERP Управление холдингом» и «1С:Управление холдингом» (с некоторыми различиями) обладают инструментами корпоративного казначейства, имеют несколько моделей управления централизованным казначейством, несколько горизонтов планирования по платёжному календарю (краткосрочный, среднесрочный и долгосрочный) и позволяют:
-
автоматически формировать заявки на расходование денежных средств по графикам платежей;
-
создавать и согласовывать документ «Реестр платежей»;
-
настраивать гибкие маршруты согласования заявок и реестров платежей внутри системы;
-
устанавливать платёжные дни и размещать только на них позиции к оплате;
-
блокировать исполнение нежелательных платежей по определённым правилам;
-
автоматически переводить излишки денежных средств на корпоративные мастер-счета;
-
автоматически устранять кассовые разрывы при помощи инструментов оптимизации платёжного календаря;
-
оповещать ответственных лиц о приближающейся дате платежа;
-
устанавливать категории рисков и кредитные рейтинги контрагентов, автоматически формировать претензии по просроченной задолженности;
-
управлять финансовыми инструментами – кредиты, овердрафты, займы, факторинг;
-
управлять производными инструментами – валютные и процентные свопы, форвардные контракты;
-
вести учет полученного обеспечения обязательств в различных формах (аккредитивы, банковские гарантии), залоги и поручительства;
-
соблюдать требования валютного контроля – формировать справки о валютных операциях, справки о подтверждающих документах, автоматически контролировать сроки и формировать напоминания о предоставлении документов по сделке в уполномоченный банк;
-
производить оценку и хеджирование валютных и процентных рисков, управлять кредитными рисками;
-
анализировать процессы казначейства при помощи пакета из более 20 отчётов, включая визуальное представление данных
Что включает в себя автоматизация казначейства?
Для получения от автоматизации казначейства максимального эффекта при выполнении работ необходимо обеспечить комплексный подход и соблюдение технологий внедрения. Специалисты интегратора проводят работы, включающие следующие этапы:
-
Анализ текущих бизнес-процессов - изучение существующей системы управления денежными средствами, выявление узких мест и потребностей клиента для подбора программного продукта, отвечающего потребностям бизнеса, и дальнейшей точной настройки функционала казначейства;
-
Проектирование решения - выбор архитектуры и моделирование подсистемы «Казначейство» с учетом специфики предприятия и возможностей подобранного программного продукта;
-
Подготовка и настройка системы – включение необходимых функциональных опций, создание и настройка нормативно-справочной информации, участвующей в процессах казначейства (контрагенты, договоры с контрагентами, банковские счета организации и контрагентов, структура предприятия, статьи движения денежных средств, группы финансового учёта расчётов и другие);
-
Миграция и загрузка данных - перенос актуальной финансовой информации (остатков денежных средств, задолженностей по взаиморасчётам);
-
Интеграция с внешними системами - подключение электронной банковской системы для автоматизации обмена платежными поручениями и выписками;
-
Обучение пользователей - проведение тренингов для казначеев, бухгалтеров и финансовых менеджеров, обучение работе с новым функционалом и отчетностью;
-
Тестирование и отладка - проверка корректности работы автоматизированных процессов, проведение пилотного запуска и устранение выявленных ошибок;
-
Сопровождение и поддержка - обеспечение техподдержки, доработка системы под новые требования, обновление и оптимизация бизнес-процессов.
Польза для бизнеса
В результате автоматизации функций казначейства предприятие получает эффективный инструмент управления денежными средствами, который приносит несомненные выгоды:
-
значительное сокращение ручных операций, уменьшение ошибок, связанных с человеческим фактором, экономию времени и трудовых ресурсов;
-
оперативное управление денежными потоками, снижение рисков кассовых разрывов, соблюдение платёжной дисциплины;
-
повышение финансовой устойчивости, увеличение ликвидности денежных средств и дебиторской задолженности, оптимизация оборотных средств, снижение затрат на обслуживание кредитов;
-
обеспечение бизнеса достоверной и актуальной оперативной информацией для принятия быстрых управленческих решений;
-
точные данные для планирования денежных средств и оценки финансового состояния компании;
-
гибкость в управлении расчетами, оперативный отклик на изменения рынка и внутренние потребности бизнеса.
Автоматизация казначейства — это инвестиция в устойчивость и развитие бизнеса, гарантирующая прозрачное и эффективное управление денежными потоками, снижение финансовых рисков и повышение конкурентоспособности предприятия на рынке
Заказать консультацию
Веб-студия SeoLand: Создание и продвижение сайтов
