Внедрение «RG-Soft:Интеграция ЭДО Контур.Диадок и 1С:Документооборот» для лидера легкой промышленности: единая точка контроля всего ЭДО

Клиент и задача

Компания - лидер отрасли отечественной легкой промышленности, имеющий высокоэффективную производственную сеть, обеспечивающую весь цикл изготовления одежды: раскрой, пошив и финальную обработку готовых швейных изделий различной степени сложности и конструкций.

Задача:

Интегрировать модуль Контур.Диадок в 1С:Документооборот 2.1 для того, чтобы была возможность отследить весь путь юридически значимых документов с отслеживанием всего процесса из одной системы от момента создания документа до подписания его обеими сторонами.

Результаты работы

Мы подошли к автоматизации процессов индивидуально под требования клиента. Помимо автоматизации процессов получения и обработки документа со стороны компании Заказчика, были проработаны особенности ведения документооборота именно в компании. Благодаря интегрированному модулю Контур.Диадок весь процесс проходит в одной системе - 1С:Документооборот. Заказчику стала доступна аналитика и отслеживание пути документа от этапа его создания и появления в системе до окончательного исполнения.

Заказчик получил:

• Автоматизацию процессов отправки и получения документов
• Обеспечение сохранности
• Своевременную обработку документов
• Снижение рисков, связанных с человеческим фактором

Подробное описание кейса

Проблема

Клиент использует программу 1С:Документооборот 2.1, в которой работают несколько десятков организаций группы компаний с расширенной номенклатурой видов документов, и использовал Контур.Диадок для обмена электронными документами с контрагентами. Системы работали автономно. Пользователям необходимо было отдельно обрабатывать документы в системе 1С:Документооборот, а потом загружать в Контур.Диадок для обмена с контрагентами. Исходная ситуация имела ряд недостатков:

• Отсутствие связи формируемых документов и подписываемых через систему ЭДО;
• Двойная работа пользователей по заведению документов в две системы и постоянный мониторинг в каждой из них состояний согласования и подписания;
• Присутствие рисков, связанных со своевременным подписанием документов, что могло приводить к нарушению договорных обязательств.

Что мы сделали?

Внедрение модуля RG-Soft:Интеграция ЭДО Контур.Диадок и 1С:Документооборот, а именно:

1. Определение вида документов и синхронизация

   Получаемые из Контур.Диадок документы были разделены на два вида: «формализованные» и «неформализованные». К «формализованным» относились: договоры, дополнительные соглашения, акты, счета, УПД. «Неформализованные» - произвольные документы, которые не относились к перечисленным выше.

   При поступлении электронного документа от контрагента автоматически создается учетная карточка внутреннего документа или входящего документа (если программе не удалось выполнить сопоставление).

   При получении неформализованного документа из Контур.Диадок пользователь получал оповещение по электронной почте о том, что в системе 1С:Документооборот создана карточка внутреннего документа, и ему необходимо зайти и преобразовать карточку в формализованный вид.

2. Сопоставление полученных через Контур.Диадок документов по реквизитам контрагентов и подписантов.

3. Обработка полученных документов на стороне 1С:Документооборот по настройкам: согласование, подписание, рассмотрение.

4. Отправка согласованных документов в Контур.Диадок из карточки документа. У пользователя активируется кнопка «Отправить в Диадок», когда документ прошел согласование и готов к подписанию и отправке. После этапа согласования при поступлении задачи «Подписать» исполнитель (подписант) может выполнить ее двумя способами (требует уточнения Заказчиком):

   • по команде «Подписать (ЭП)» в поступившей задаче подписания, или
   • по команде «Подписать» из самой карточки документа

   При этом признак подписания электронной подписью устанавливается:

   • в самой карточке;
   • во вложенном в карточку файле;
   • в соответствующей учетной карточке электронном образе документа в модуле Диадок, пришедшем ранее от контрагента.

5. Изменение статуса документа. Когда документ был подписан обеими сторонами, из Контур.Диадок приходило оповещение, и в карточке документа появлялась отметка, что документ подписан, и процесс по нему завершен.

6. Загрузка подписи из двоичных данных подписи, получение подписи из сертификата, сравнение и установка контактных лиц в документе.

7. Для просмотра формализованного документа менеджер может перейти по ссылке в учетной карточке в связанный электронный документ, а в случае подписания произвольного документа после подписания со стороны контрагента в карточке появляется вложение PDF со штампами и файлом сертификатов электронных подписей сторон.

Помимо поставляемого типового функционала релиза модуля были дополнительно проработаны функциональности:

1. Автоматическая проверка статуса ЭЦП. Разработан механизм регулярной проверки актуальности электронных подписей сотрудников с помощью фонового регламентного задания. Результаты проверки фиксируются в специальном регистре.

2. В карточке документа реализована функция, при которой добавить сотрудника в список подписантов можно только при наличии у него действующего сертификата ЭЦП.

3. Реализована функция выборочной отправки файлов. В карточку документа добавлена дополнительная кнопка, которая позволяет пользователю явно указать, какой именно файл из прикрепленных к документу должен быть передан контрагенту.

4. Автоматическая маркировка оригиналов документов. При завершении обмена с контрагентом система автоматически проставляет признак (галочку) «Скан-копия оригинала» для итогового файла в базе.