Автоматизация управленческого учета на базе решения 1С:Комплексная автоматизация для ООО «Свикс Хэлскеа»

Ситуация до старта проекта

Для целей учета операций российского офиса Свикс используются системы «1С:Управление торговлей 11» и «1С:Бухгалтерия 3», табличный редактор Microsoft Excel.

В 1С:УТ ведется только часть операций, трансляция данных в «1С:Бухгалтерию» постоянно требует ручной корректировки и дообогащения.

В «1С:Бухгалтерии» нет достаточного количества аналитик управленческого учета, вследствие чего сбор данных финансового учета для системы другого вендора требует ручного труда и существенных трудозатрат. Общая информация по компании может быть получена только по данным проводок бухгалтерского учета и не совпадает с данными оперативного учета (УТ).

Нет электронного документа для оперативного планирования закупок, нет централизованного механизма для процессов согласования документов, нормативно-справочная информация разрозненна. Расчет резервов предстоящих расходов ведется в Excel с последующим отражением в «1С:Бухгалтерии» .

Архитектура решения и масштаб проекта

При выполнении проекта осуществлен апгрейд системы «1С:Управление торговлей» на «1С:Комплексная автоматизация», при этом осуществлен перенос ряда учетных функций из «1С:Бухгалтерия предприятия», что сделало систему «1С:Комплексная автоматизация» основной в части оперативного и управленческого учета.

Настройка и адаптация синхронизации между «1С:Комплексная автоматизация» и «1С:Бухгалтерией» позволила автоматизировать отражение в бухгалтерии ряда функций, которые ранее вносились непосредственно специалистами бухгалтерии.

Новая архитектура решения позволяет масштабировать как количество пользователей решения, так и учетные функции. На момент запуска в эксплуатацию реализованы такие уникальные функции как: оперативное планирование по заявкам и контроль закупок (Purchase Request, Purchase order, Invoice), расчет резервов предстоящих расходов (accruals), автоматический контроль дебиторской задолженности и полученного обеспечения при предоставлении покупателям отсрочки платежа (кредитный контроль), учет договоров ГПХ, трансляция на проводки финансового учета, синхронизация с системой другого вендора и пр.

В рамках проекта выполнена настройка и адаптация бесшовной интеграции между ИС «1С:Комплексная автоматизация» и «1С:Документооборот». Автоматизированы 6 маршрутов бизнес-процессов:

1. Согласование PR.
2. Заявки на расходование ДС.
3. Заявки на перемещение ДС.
4. Создание / изменение контрагентов.
5. Реестр платежей.
6. Договоры возмездного оказания услуг (ГПХ).

Автоматизированы следующие блоки:

1. Управление закупками: автоматизирована цепочка закупки товаров и услуг, включающая планирование закупки от заявки (Purchase Request), утверждения заказа (Purchase Order) до оформления приемки с прослеживанием исполнения изначально согласованного Заказа. Для исключения человеческого фактора, потери информации выполнена настройка и адаптация бесшовной интеграции с 1С:ДО, которая позволила гибко настроить маршруты согласования для разных случаев заказа (с учетом особенностей видов заказываемой продукции, стоимости заказа и других параметров). Разработаны специализированные отчеты и печатные формы для документов цепочки закупки.
2. Управление продажами: автоматизирован процесс продаж от заказа до отгрузки клиента. Разработан уникальный алгоритм кредитного контроля, позволяющий контролировать формирования заказа и отгрузки клиентам, который исключает риски реализации товаров с отсрочкой платежа при отсутствии достаточного обеспечения дебиторской задолженности
3. Управление запасами: автоматизирована работа склада с использованием рабочих мест кладовщика по приемке и отгрузке товаров.
4. Финансовый учет и контроллинг: разработан функционал учета резервов предстоящих расходов (Accruals), реализована функция автоматического формирования заявок на расходование средств при приближении срока платежа. Разработана подсистема формирования финансовых проводок и их передачи в корпоративную систему.

В совокупности более 200 пользователей работают в «1С:Комплексная автоматизация» и «1С:Документооборот».

Особенности и уникальность проекта

Управленческий учет предприятия для последующей передачи информации в корпоративную систему учета зарубежного вендора требовал ведения в разрезе шести дополнительных объектов аналитики: Cost Center (центр затрат), P&L line (строка отчета о доходах и расходах), Product (товарная группа, бренд), Project codes (код проекта), RAF № (код маркетингового мероприятия), HCP (код специалиста, оказывающего услуги). Кроме этого, учет требовал отражения операций методом двойной записи на счетах корпоративного учёта (GL account).

В процессе реализации проекта в системе «1С:Комплексная автоматизация» доработаны новые справочники объектов аналитического учета, разработаны механизмы автоматического заполнения документов оперативного учета дополнительными объектами аналитики, механизмы контроля заполнения документов этими объектами, а также формирование проводок по хозяйственным операциям на счетах корпоративного учёта в специально созданном для этого регистре.

Адаптирована бесшовная интеграция 1С:КА и 1С:ДО в части:

• согласования реестра платежей;
• согласования заявок на создание и изменение НСИ;
• передачи статусов документов (по собственной модели), нетиповых реквизитов и табличных частей;
• реализована автоматическая аутентификация пользователей (по токенам доступа).