Управление и учет расходов сотрудников, которые необходимо компенсировать со стороны компании, по мере развития учетных систем также прошли свой путь развития и сейчас является частью каждого значимого проекта цифровизации бизнеса.
Современный уровень цифровизации, предлагаемый нашей командой таков, что обеспечивает высокую точность расчетов компании с сотрудником и существенно сокращает трудозатраты на ввод отчетных данных, их проверку и дальнейший расчет.
Мы готовы развернуть и реализовать тонкую настройку подсистемы управления авансовыми отчетами и командировками сотрудников совместно как с распространенными в крупных компаниях 1С:ERP 2 и ERP/ CPM системами управления и учета, так и с системами для малого и среднего бизнеса, построенных на основе 1С:Управления торговлей 8 (1С:УТ), 1С:Бухгалтерии предприятия 8 (1С:БП) или 1С:Управление нашей фирмой 8 (1С:УНФ).
Мы заложили в наше решение модульность и в зависимости от потребностей компании выстроим или полный или выборочный цифровой контур авансовых отчетов. Полное решение позволяет компании:
Перед выездом в командировку
- Планировать и согласовывать направление сотрудников в командировку.
- Управлять и учитывать выдачу авансов сотрудникам наличными, перечислением на собственные банковские карты, а также выдачу и пополнение корпоративных карт.
- Централизованное приобретение билетов или заказ гостиниц для размещения.
- Выписку памятки сотрудникам, направляемым в командировку.
В течении командировки
- Оперативное отражение в учете расходов с корпоративных банковских карт.
По возвращении из командировки
- Личный кабинет или ограниченный вход в учетную систему /СЭД для ввода сотрудником первичных данных о понесенных затратах, в том числе номеров билетов, чеков и прочее.
- Хранение предоставленных сотрудниками сканов билетов, чеков и прочих отчетных документов.
- Контроль предоставления сотрудником оригиналов отчетных документов.
На этапе компенсации расходов
- Согласование понесенных затрат в командировке.
- Автоматический расчет принимаемых затрат, с возможностью заполнить маршрут следования сотрудника.
- Проверку контроллерами затрат, предоставленных к зачету сотрудником, комментирование или запросы уточнений от сотрудника контроллерами.
- Ведение взаиморасчетов компании с сотрудником и автоматической расчет компенсации со стороны компании, либо необходимого возмещения со стороны сотрудника.
- Автоматический расчет размера компенсации / возмещения в соответствии с политикой компании и формирование авансовых отчетов в системе управления и учета или непосредственно платежных документов.
- Уведомление сотрудников, их руководства и контроллеров в СЭД, учетной системе, либо по почте.
- Формирование контрольной отчетности.
Подсистема управления авансовыми отчетами и командировками реализована в соответствии с лучшими технологическими практиками и предусматривают ограничение доступа в базовой версии с последующей настройкой ее перед запуском.
Приводим несколько примеров работы с нашей подсистемой.
Планирование командировки, направление сотрудника в командировку
Планирование командировки выполняет в документе Заявка на командировку, который реализован в отдельном журнале и формирует плановые затраты.
Заявка на командировку может быть согласована либо единой визой ответственного сотрудника компании, либо может пройти согласование согласно настроенного маршрута.
При авансировании, после согласования заявки, в учетной системе автоматически выписываются платежные документы и при необходимости формируются взаиморасчеты с сотрудником.
Секретарь или тревел-менеджер на основании данных в заявке на командировку производит приобретение билетов и формируют размещение в гостинице. Выписанные документы прикладываются к заявке на командировку.
Кроме этого, к заявке на командировку прикладываются маршруты следования, пояснения как найти то или иное место, прочие инструкции.
При закрытии заявки на командировку пакет документов высылается в виде памятки на командировку сотруднику на электронную почту.
Отслеживание расходов с корпоративной карты сотрудником в командировке
Все расходы, оплаченные сотрудником в командировке корпоративной банковской картой, загружаются через механизмы обмена с банком и формируются в системе компании в виде отдельного справочника «Транзакции по корпоративным картам».
Ввод сотрудником первичных данных о понесенных расходах в командировке
После завершения командировки сотрудник вводит первичные данные о понесенных расходов в авансовый отчет, дает комментарии и обоснования, прикладывает сканы чеков и билетов к авансовому отчету. В случае, если на командировку ранее были оформлена и согласована заявка на командировку, то заполненные в ней данные автоматически заполняются в авансовом отчете.
Сотруднику предоставлен сервис по отражению любого расхода и автоматически рассчитывает сумма компенсации от компании, либо сумма возмещения сотрудником. Суммы расходов отражаются как в рублях, так и в валюте расчетов.
Маршрут следования в командировке отражается на закладке «Сведения по маршруту»:
На закладке обзор и файлы сотрудник прикладывает сканы документов.
После заполнения всех первичных данных, авансовый отчет направляется на согласование.
Проверка отчета и расчет компенсации расходов
В процессе следования авансового отчета по маршруту согласования, он приходит на проверку контроллерам, в распоряжении которого первичные данные, введенные сотрудником отчета, которые также подтверждены автоматическим расчетом, выполняемым на лету в форме документа.
Общая картина по авансовому отчету отображается на закладке Сведения об отчете, что позволяет оценить сводные данные по отчету:
После подтверждения всех данных в авансовом отчете и предоставления оригиналов документов, отчет направляется на оплату и в автоматическом режиме формирует авансовые отчеты в учетной системе, либо сразу платежные документы.
По мере следования авансового отчета по маршруту участникам согласования направляются уведомления на электронную почту.
Формирование контрольной отчетности
Кроме распространенной в СЭД ах справке об исполнительской дисциплине, позволяющей оценить работу по подготовке и согласованию авансовых, нами реализованы два эффективных отчета.
Отчет «Статусы АО»
Отчет предназначен для анализа статусов авансовых отчетов на текущую дату или на другую произвольную. В зависимости от точки на маршруте согласования, авансовый отчет сортируется в одну из групп, подробнее показано на рисунке.
Статусы имеют следующее значение:
|
1. Создано, готовится к согласованию.
|
Сотрудник создал черновик авансового отчета и готовит его для начала согласования.
|
|
2. В обработке у бухгалтера.
|
Отчеты, которые находятся на проверке у бухгалтеров.
|
|
3. В обработке у подотчетного или прочих.
|
Отчеты, которые на доработке, либо на согласовании у руководителей подотчетного.
|
|
4. Согласовано, в очереди на оплату.
|
Согласованные авансовые отчеты.
|
|
5. Передано на оплату.
|
Авансовые отчеты, которые переданы на оплату.
|
Отчет по статистике АО
Отчет предназначен для сбора статистики ввода, согласования и оплаты авансовых отчетов.
Статистика удобно сгруппирована по количеству дней обработке на каждом из шагов: до 15 дней, 15-30 дней, 30 – 60 и более 60, и позволяет дать быструю качественную оценку и выявить узкие места в согласовании АО.
Веб-студия SeoLand: Создание и продвижение сайтов
