В небольшой компании подписание документа - это одно действие одного человека: получил файл, проверил, нажал «Подписать». Но чем крупнее организация, тем реже подписание остаётся таким простым. Документ сначала должен согласовать один сотрудник, затем другой, и только после этого право подписи получает руководитель или уполномоченный представитель. Если для всех этих сценариев в системе есть только одна универсальная кнопка «Подписать», процесс либо упрощают искусственно, либо усложняют вручную звонками и напоминаниями.
Модуль Контур.Диадок в 1С:Документооборот (1С:ДО) решает эту проблему тем, что не навязывает единственный сценарий, а предлагает несколько уровней подписания - от прямого нажатия кнопки в карточке документа до полноценного многошагового процесса согласования, включённого в общий маршрут бизнес-процесса. Отдельно предусмотрен механизм для отмены: если документ подписан или отправлен по ошибке, его можно аннулировать тем же контролируемым способом, каким он был подписан.
В статье разобраны варианты: простое подписание через шаблон утверждения в 1С:ДО 2.1, подписание в процессе обработки в 1С:ДО 3.0, подписание через комплексный процесс согласования в 2.1, и отдельно - аннулирование документов.
Самый простой вариант не требует отдельной настройки процессов вообще. В карточке документа, на вкладке «Контур.Диадок», доступна кнопка «Подписать и отправить»: документ мгновенно заверяется электронной подписью пользователя и уходит контрагенту. Этот способ работает сразу после базовой настройки модуля и подходит, когда решение о подписании принимает один человек, а согласовывать документ с кем-то ещё не требуется.
Важно: прямое подписание кнопкой удобно для небольшого потока документов или для организаций, где право подписи сосредоточено у одного-двух сотрудников. Но по мере роста компании и появления многоступенчатого согласования этого одного действия перестаёт хватать - именно тогда пригождаются процессы, описанные ниже.
Это самый короткий путь от получения документа до его подписания. Он рассчитан на документы, которые не требуют внутреннего обсуждения - их просто нужно свериться и подтвердить: рутинные акты, накладные, типовые счета-фактуры. За основу берётся привычный для 1С:Документооборот шаблон утверждения - тот же механизм, с которым сотрудники и так работают при обычном согласовании внутренних документов, - и он напрямую связывается с действием «Подписание» в Диадоке.
Практический эффект в том, что сотруднику не нужно осваивать новый интерфейс или помнить, что для этого документа надо зайти именно в модуль Диадок: задача на подписание приходит туда же, куда приходят все остальные задачи по документообороту, и выглядит привычно. Один клик по кнопке «Подписать» внутри задачи - и документ уже заверен электронной подписью и уходит контрагенту.
Почему это важно. Компании не приходится перестраивать уже отлаженный процесс согласования ради интеграции: Диадок встраивается в существующую схему как ещё один шаг, а не как отдельная параллельная система.
В версии 3.0 подписание можно встроить не в отдельный шаблон, а прямо в уже существующий процесс обработки документа, то есть в те задачи, которые сотрудники и так выполняют по ходу обычной работы с документом: проверка, регистрация, исполнение. Настройка связывает конкретный вид задачи с действием «Подписать» на стороне Диадока, и как только в рамках обработки документа доходит очередь до этой задачи, у сотрудника прямо в ней появляются кнопки для подписания или отказа в подписи.
Разница с первым сценарием тонкая, но важная: там подписание - это отдельный, самостоятельный шаг, а здесь оно становится частью более широкого процесса, который у компании уже налажен для работы с этим видом документа. Не нужно перестраивать существующий регламент обработки под требования, модуль встраивается в то, что уже есть.
Для бизнеса это означает меньше «лишних» процессов в системе: вместо того чтобы заводить параллельный маршрут специально ради электронной подписи, компания получает подписание как естественное продолжение той обработки документа, которая и так происходит.
Отдельный, более развёрнутый сценарий нужен, когда подписанию должен предшествовать не один, а несколько последовательных шагов: сначала документ согласовывают несколько ответственных сотрудников, затем он передаётся на подпись, и только после этого отправляется контрагенту. Для таких случаев модуль предоставляет команду «Согласование» с целым набором действий, которые вместе образуют комплексный процесс.
В отличие от простого шаблона утверждения, комплексный процесс не ограничивается связкой «одна задача - одно подписание»: документ может пройти через нескольких согласующих, вернуться на доработку и снова пойти по маршруту, прежде чем дойдёт до финального подписания и отправки контрагенту.
Почему это важно. Комплексный процесс закрывает потребность компаний, где право подписи разделено между несколькими уровнями ответственности: юрист проверяет формулировки, руководитель подразделения согласовывает условия, и только после этого документ уходит на подпись директору, при этом весь путь документа остаётся зафиксированным и прозрачным внутри 1С.
При всей разнице в логике маршрута результат для сотрудника, который должен подписать документ, выглядит одинаково просто: задача приходит в привычном списке задач 1С:Документооборот, а не в отдельном окне модуля Диадок, и содержит понятные кнопки действия - «Подписать» или отказ в подписи. Разница в том, что происходит до и после этого клика: через какие внутренние этапы прошёл документ и что случится, если сотрудник откажется подписывать (в зависимости от сценария документ либо просто возвращается инициатору на доработку, либо уходит по цепочке согласования заново).
Симметрично подписанию, модуль предусматривает и настраиваемый процесс отмены - на случай, если документ был отправлен или подписан с ошибкой. В модуле Контур.Диадок для этого предусмотрен формализованный процесс аннулирования, который выполняется прямо из карточки документа, без выхода в другие каналы связи.
Как это устроено
Если ошибка обнаружена уже в отправленном или подписанном документе, сотруднику достаточно открыть его карточку, перейти на вкладку «Контур.Диадок» и запустить аннулирование, обязательно указав причину - например, что документ был сформирован с ошибкой в реквизитах. Дальше запрос уходит контрагенту тем же каналом, каким был отправлен сам документ, и вторая сторона либо соглашается с аннулированием, либо отказывает в нём.
Как и в случае с подписанием, у процесса аннулирования есть своя логика настройки на уровне 1С:Документооборот - она построена по тому же принципу, что и «комплексный» сценарий подписания: через шаблон согласования, только связанный не с действием «Подписание», а с действием «Аннулирование». Это осознанное решение: отмена уже подписанного документа - операция как минимум не менее ответственная, чем его первичное подписание, и имеет смысл, чтобы решение об этом тоже проходило через тех же сотрудников, которые отвечали за согласование исходного документа.
Важно: аннулирование - это запрос, а не одностороннее действие. Финальное решение остаётся за контрагентом: пока вторая сторона не подтвердила согласие, документ формально продолжает действовать. Об этом стоит помнить и не считать, что нажатие кнопки «Аннулировать» само по себе отменяет юридическую силу документа.
У подписания документов редко бывает одно универсальное решение, подходящее сразу всем отделам компании. Модуль Контур.Диадок в 1С:Документооборот учитывает это и предлагает несколько уровней - от одной кнопки до многошагового процесса с несколькими согласующими, - а также зеркальный механизм для отмены. Задача внедрения - подобрать для каждого вида документа тот уровень контроля, который соответствует его значимости: простой акт не нуждается в сложном маршруте, а крупный договор не должен подписываться нажатием одной кнопки без согласования.
Наша компания готова помочь вам автоматизировать учет и бизнес-процессы. Свяжитесь с нами для получения подробной информации по телефону +7(495) 989-22-16 или электронной почте sales@rg-spc.ru.
Веб-студия SeoLand: Создание и продвижение сайтов
Наш сайт использует файлы cookie для обеспечения удобства пользователей сайта, его улучшения, сбора статистики и предоставления персонализированных рекомендаций.
Для получения дополнительной информации о целях, сроках и порядке использования файлов cookie вы можете ознакомиться с нашей Политикой обработки файлов cookie
