Формирование и обмен электронными транспортными накладными в 1С

Хорошая новость для пользователей «1С:Бухгалтерии 8». версии 3.0.121.31 и выше: очень скоро компании смогут выписывать только электронные транспортные накладные (ЭТрН) и обходиться без бумажных носителей. Оформление транспортной накладной в электронном виде планируют сделать обязательным к 2024 году. Сейчас осуществляется подготовка операторов ЭДО.

ЭТрН уже реализована во многих решениях от 1С. Ознакомиться со всеми конфигурациями, поддерживающими оформление электронных накладных, вы можете в “Мониторинге законодательства”.

Как правильно оформлять ЭТрН

Составление ЭТрН подчиняется единым правилам. Этот формат был утвержден приказом ФНС от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@. ЭТрН включает в себя четыре обязательных файла обмена:

• файл обмена информации грузоотправителя включает в себя сведения об участниках перевозки, о существенных условиях договора перевозки, о транспортном средстве под погрузку, водителе, о грузе и сопроводительных документах на него, а также о фактических обстоятельствах предъявления груза к перевозке и погрузки груза в транспортное средство;
• файл обмена информации перевозчика о приеме груза к перевозке состоит из дополнительных к информации грузоотправителя сведений перевозчика в отношении принятия вверяемого груза и фактических обстоятельств погрузки груза в транспортное средство;
• файл обмена информации грузополучателя состоит из сведений грузополучателя о приеме груза от перевозчика, а также о фактических характеристиках принятого груза и обстоятельствах приемки;
• файл обмена информации перевозчика о выдаче груза грузополучателю (лицу, управомоченному на получение груза), состоящей из дополнительных к информации грузополучателя сведений перевозчика в отношении выдачи вверенного ему грузоотправителем груза и фактических обстоятельств такой выдачи.

Поскольку ЭТрН должны подписывать все стороны, а это: грузоотправитель, грузополучатель и перевозчик (водитель, то должно составляться 3 экземпляра накладной. В том случае, если ЭТрН будет являться первичным учетным документом, то по правилам необходимо сформировать четвертый экземпляр накладной на бумажном носителе. Он будет предназначаться для грузоотправителя.

Водитель может подписывать ЭТрН несколькими способами:

• как простой электронной подписью,
• усиленной неквалифицированной подписью (при условии, что он будет также подписан усиленной квалифицированной электронной подписью компании-перевозчика).

При изменениях, например, замене водителя или машины, перевозчик обязан уведомить обе стороны договора об этом заранее. Для этого в накладной нужно будет внести дополнительные сведения в разделы 6 «Перевозчик» и 7 «Транспортное средство».

Как перейти на ЭТрН

Для того, чтобы работать и обмениваться ЭТрН, компания необходимо подключиться к службе ГИС ЭПД.

Что такое ГИС ЭПД

ГИС ЭПД – это государственная информационная система, внутри которой осуществляется обмен электронными перевозочными документами между участниками грузоперевозок и контролирующими органами РФ. Участниками электронного обмена являются грузоотправители, перевозчики, грузополучатели, фрахтователи, фрахтовщики и операторы ЭДО.

С помощью ГИС можно осуществлять ряд действий:

• формировать, получать, обрабатывать электронные перевозочные документы;
• хранить документы в электронном виде
• отправлять документы в контролирующие органы.
• участники перевозок могут оформлять и передавать друг другу электронные заказ-наряды и электронные сопроводительные ведомости.

Все правила обмена ЭТрН и другими перевозочными документами были установлены законодательно в соответствии с постановлением Правительства РФ от 21.05.2022 № 931.

Как подключиться к ГИС ЭПД

Подключиться к ГИС вам поможет оператор ЭДО. Вашей компании будет предоставлено специальное программное обеспечение, интегрированное с оператором ЭДО и квалифицированные электронные подписи.

Осуществлять данную услугу и заключать договоры с компаниями могут только операторы, внесенные в федеральный реестр.

Реестр операторов ГИС ЭПД опубликован на сайте Минтранса.

Как в 1С формировать ЭТрН

Для работы с функционалом электронных перевозочных документов в программах 1С дополнительно подключается сервис 1С-ЭПД. В случае, если у вас уже подключен сервис 1С-ЭДО, включите соответствующую настройку (рис.1).

Перейдите в раздел “Администрирование - Обмен электронными документами”

Рис.1

Далее в настройках ЭДО (рис.2) необходимо будет проставить флажки для каждого контрагента:

• Электронные сопроводительные ведомости,
• Электронные заказ-наряды,
• Электронные транспортные накладные

Рис.2

Если вы грузоотправитель, то для оформления новой ЭТрН следуйте следующим инструкциям. Переходите в раздел “Продажи - Электронные перевозочные документы”

Рис.3

Далее в списке “Электронные перевозные документы” нажимаете кнопку “Создать” и выбираете “Электронная транспортная накладная” 

Рис.4

Сверху появится информационная лента. Это ваш ориентир по этапам оформления и обмена ЭТрН 

Очень важно, чтобы Грузоотправитель заполнял все сведения об отгрузке в соответствии с Правилами перевозок грузов автомобильным транспортом, утв. постановлением Правительства РФ от 21.12.2020 № 2200. Файл, не прошедший проверку по схеме формата, не будет отправлен. Система выдаст сообщение об ошибке и вернет к форме заполнения. Вы увидите выделенные красным поля, которые необходимо будет перезаполнить по правилам.

Рис.5

Далее сформированная накладная может быть передана перевозчику и затем – грузополучателю.

Как в 1С передать ЭТрН перевозчику и грузополучателю

По кнопке Отправить файл ЭТрН (информация грузоотправителя) подписывается УКЭП грузоотправителя. После этого документ будет направлен оператору грузоотправителя , чтобы тот в свою очередь передал его перевозчику. Также он отправляется в ГИС ЭПД.

Перевозчик после получения файла ЭТрН (информации грузоотправителя) составляет другой файл о принятии груза к перевозке, подписывает его УКЭП и направляет через своего оператора грузоотправителю и ГИС ЭПД (рис. 6). Грузоотправитель и грузополучатель получают документ через своих операторов ЭДО.

Если необходимо, могут быть сформированы дополнительные файлы. Например, файл обмена информации о переадресовке или файл обмена информации о заменах водителя (водителей) и (или) транспорта.

Рис.6

Как только грузополучатель принимает груз, он составляет файл обмена информации грузополучателя, который содержит также отметку о полной (неполной) выгрузке груза (рис. 7). Вся предыдущая информация, заполненная другими сторонами, уже присутствует в файле.

Нажимая на кнопку Отправить, грузополучатель автоматически подписывает файл ЭТрН УКЭП и направляет оператору грузополучателя. Далее документ передается перевозчику через его собственного оператора, а также в ГИС ЭПД.

Рис.7

Завершающий этап обмена ЭТрН.

Перевозчику после того, как он получил файл ЭТрН от грузополучателя, необходимо составить файл обмена информации перевозчика о выдаче груза грузополучателю. Этот файл подписывается с помощью УКЭП и направляется оператору перевозчика для передачи грузоотправителю и грузополучателю через их операторов. По традиции документ также передается в ГИС ЭПД (рис. 8).

Рис.8

На информационной ленте вы можете отслеживать ход процесса. Как видите, на этом этапе обмен ЭТрН полностью завершен (рис. 9).

Рис.9