Знакомая ситуация: учёт ведётся в одной системе, документы в другой, а сотруднику приходится быть «связующим звеном» между ними - вручную переносить данные, дважды вбивать одно и то же, искать, на каком этапе находится договор.
Такая разрозненная автоматизация создаёт лишнюю работу и повышает риск ошибок. При ручном переносе данных можно указать неверный реквизит, использовать неактуальную версию файла или забыть передать информацию коллегам.
Решить эту проблему помогает бесшовная интеграция учётной системы с 1С:Документооборотом (1С:ДО) - она объединяет два контура работы: учётная система отвечает за операции предприятия, а 1С:Документооборот - за работу с документами, файлами и процессами их обработки. Такая интеграция возможна с разными учётными решениями 1С, а в этой статье рассмотрим её на примере 1С:ERP.
Важно различать обычный обмен данными и бесшовную интеграцию. При обмене системы передают друг другу информацию, но для работы с документами и задачами пользователю может по-прежнему требоваться отдельное подключение к другой системе.
При бесшовной интеграции взаимодействие происходит непосредственно из интерфейса прикладного решения. Для интеграции с 1С:Документооборотом используется Библиотека интеграции с «1С:Документооборотом» (БИД), которая обеспечивает взаимодействие прикладных решений.
В результате сотрудник может из привычного интерфейса 1C:ERP обращаться к связанным объектам и функциям 1C:Документооборота, не переключаясь между программами на каждом этапе работы.
В зависимости от настроенного сценария интеграция позволяет:
Отдельно стоит сказать про обмен статусами согласования и файлами между системами - это то, что делает интеграцию по-настоящему сквозной.
После запуска согласования договор обрабатывается в 1С:Документообороте. По мере прохождения процесса информация о его состоянии передаётся в 1С:ERP: документ согласован - результат отражается в связанном объекте ERP; документ возвращён на доработку - эта информация тоже попадает в учётную систему, и сотрудник сразу видит, что от него требуется действие.
Вместе со статусами между системами передаются и файлы - печатные формы, XML-файлы и другие связанные материалы. Например, сформированная в 1С:ERP печатная форма передаётся в 1С:Документооборот и хранится вместе с документом. Какие именно файлы участвуют в обмене и при каких событиях - определяется настройками конкретного сценария.
В результате пользователь получает не просто ссылку на документ в другой системе, а связанный процесс: результаты согласования и нужные файлы синхронизированы автоматически.
Рассмотрим типовой сценарий с договором.
Менеджер оформляет заказ клиента в 1С:ERP. Когда требуется заключить договор, сотрудник использует данные уже созданного объекта 1С:ERP для подготовки связанного документа в 1С:Документообороте. Реквизиты, которые можно получить из 1С:ERP по настроенным правилам интеграции, не приходится заново переносить вручную.
После подготовки договора сотрудник запускает его согласование в 1С:Документообороте. Участники процесса работают с документом и его файлами в 1С:ДО, а сведения о ходе согласования передаются в 1С:ERP в соответствии с настроенными правилами.
Если договор возвращён на доработку, информация об этом передаётся в 1С:ERP. Сотрудник понимает, что требуется его участие, вносит необходимые изменения и повторно запускает согласование. После завершения процесса обновлённый результат становится доступен в связанном объекте 1С:ERP.
Одновременно с согласованием может выполняться обмен файлами. В зависимости от сценария между системами передаются печатные формы, XML-файлы и другие связанные материалы. Поэтому там, где такой обмен предусмотрен настройками, сотруднику не приходится каждый раз вручную скачивать файл из одной системы и загружать его в другую. В упрощённом виде процесс выглядит так:
Механизм интеграции БИД → веб-сервис DMService (1С:Документооборот).
Для пользователя это выглядит как единый сквозной процесс, хотя учётные данные и документы продолжают обрабатываться в своих системах.
Чтобы интеграция действительно решила задачи бизнеса, сначала стоит определить, где именно сегодня возникает разрыв между учётной системой и документооборотом.
Такой подход позволяет не просто соединить две информационные базы, а определить, какие именно процессы действительно должны стать сквозными, какие данные должны передаваться между системами и где автоматизация принесёт наибольший эффект.
Разрозненная автоматизация часто возникает постепенно: сначала предприятие внедряет учётную систему, затем отдельное решение для документооборота. Каждая система хорошо справляется со своей задачей, но между ними появляются ручные операции.
Бесшовная интеграция связывает эти контуры: данные учётной системы используются при работе с документами, согласование запускается в один клик, а статусы и файлы передаются между системами автоматически. В результате сотрудник работает не с двумя изолированными системами, а с единым сквозным процессом - при этом каждая система сохраняет свою специализацию.
Если вы используете учетную систему вместе с 1С:Документооборотом, но чувствуете, что между ними до сих пор много ручной работы - оставьте заявку на почту sales@rg-spc.ru или по номеру телефону +7(495) 989-22-16, мы проанализируем ваши процессы и подскажем, какие точки интеграции принесут наибольший эффект.
Веб-студия SeoLand: Создание и продвижение сайтов
Наш сайт использует файлы cookie для обеспечения удобства пользователей сайта, его улучшения, сбора статистики и предоставления персонализированных рекомендаций.
Для получения дополнительной информации о целях, сроках и порядке использования файлов cookie вы можете ознакомиться с нашей Политикой обработки файлов cookie
