Учёт расходов будущих периодов в 1С:ERP: полная инструкция для бухгалтера

Расходы будущих периодов (РБП) - представляют собой затраты, которые понесла компания в текущем отчетном промежутке времени, но относящиеся к предстоящим отчетным интервалам. Грамотно выстроенный учет подобных трат позволяет сгладить колебания финансового результата и обеспечить прозрачность баланса.

Суть РБП и главная цель выделения таких расходов

Расходы будущих периодов - это затраты, которые уже понесены, но экономическая выгода от них будет получена в будущем. По сути, это актив компании, который постепенно списывается на расходы.

Типичные примеры РБП:

• Покупка лицензий и ПО;
• Оформление страховых договоров;
• Абонентская плата за периодику и сервисы;
• Издержки, связанные с расконсервацией и подготовкой сезонных производств;
• Расходы по длительным строительным контрактам.

Важно! Реформа ФСБУ 14/2022 (действует с 2024 г.) исключила из перечня РБП траты на ЭДО, подписки, ДМС и страхование.

Качественный учет РБП дает предприятию следующие возможности:

• Равномерное распределение нагрузки на затратные счета;
• Прозрачность и объективность балансовых показателей;
• Соблюдение законодательных норм (РСБУ и НК РФ);
• Уменьшение вероятности претензий со стороны налоговых органов.

Настройка учёта РБП в 1С:ERP

Конфигурация 1С:ERP подразумевает отражение подобных трат через специализированные статьи затрат. Перед началом работы необходимо создать соответствующую позицию в справочнике.

Шаг 1. Создание статьи расходов для РБП

Переходим в «Финансовый результат и контроллинг» → «Статьи расходов».

Заполняем карточку нового элемента справочника:

• Наименование: укажите понятное имя, например, «Доступ к информационно-справочной системе (РБП)».
• Способ распределения: выберите «На расходы будущих периодов».

Рисунок 1 - Создание статьи расходов с вариантом распределения «На расходы будущих периодов»

Шаг 2. Настройка правила распределения

Для вновь созданной статьи нужно обязательно детализировать порядок списания:

• Интервал списания: «По месяцам» либо «Календарным дням»;
• Начало: начиная с даты возникновения расхода или с начала следующего месяца;
• Период действия: укажите длительность (в месяцах), в течение которых расходы будут списываться.

Рисунок 2 - Настройка правила распределения расходов будущих периодов

Шаг 3. Настройка бухгалтерского учёта

В табличной части «Бухгалтерский учет и налоги» указываем:

• Счет учета: 97.21 «Расходы будущих периодов».
• Вид актива: указываем вид актива, к которому относится РБП.
• Вид РБП: нужен для верного отражения в отчетных формах.

Рисунок 3 - Заполнение табличной части бухгалтерский учет и налоги

Поступление расходов будущих периодов

По окончании настроек можно регистрировать хозяйственную операцию по приобретению услуг/активов, которые относятся к будущим периодам.

Для этого используется документ «Приобретение услуг и прочих активов» (раздел «Закупки»).

Заполняем документ:

1. Укажите поставщика и договор.
2. В табличной части «Расходы и прочие активы» укажите:
   • Созданную ранее статью расходов для РБП;
   • Сумму;
   • Подразделение.

Рисунок 4 - Оформление документа приобретения услуг и прочих активов

Распределение РБП по периодам

Ключевой этап - распределение расходов на будущие периоды.

Шаг 1. Рабочее место - Распределение расходов

Откройте «Финансовый результат и контроллинг» → «Доходы и расходы, финансовый результат» → «Распределение РБП».

Шаг 2. Формирование документа распределения

На вкладке «К распределению» показаны все нераспределённые РБП. Нажмите кнопку «Распределить расходы».

Программа автоматически создаст документ «Распределение расходов будущих периодов».

Рисунок 5 - Формирование документа «Распределение расходов будущих периодов»

Шаг 3. Заполнение параметров распределения

В документе укажите:

• Начиная с: дата начала списания расходов;
• Распределить: периодичность (месяцы, календарные дни, особый порядок);
• На: срок распределения.

База к распределению определяется автоматически на основании сальдо по счёту 97.

Рисунок 6 - Заполнение документа распределение РБП

Шаг 4. Автоматическое распределение по месяцам

Нажмите кнопку «Распределить расходы» в табличной части «Распределение по месяцам». Пользователю не требуется вручную распределять суммы - система самостоятельно рассчитает доли для каждого периода и отразит их в соответствующих строках таблицы.

Рисунок 7 - Автоматическое распределение сумм РБП по месяцам

После проведения документа формируются проводки по списанию расходов будущих периодов на затраты текущего периода.

Контроль и анализ учёта РБП

Для отслеживания оборотов по счёту 97 используйте отчёт «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту».

Рисунок 8 - Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 97 «Расходы будущих периодов»

Отчёт позволяет:

• Контролировать остатки по каждому виду РБП и корректность их списания;
• Выполнять анализ расходов в разрезе подразделений.

Заключение

Качественная настройка и корректный учет расходов будущих периодов в системе 1С:ERP позволяют организации эффективно управлять своими финансовыми потоками и планировать бюджет. Правильная организация учёта РБП позволяет:

• Обеспечить соответствие требованиям ФСБУ и НК РФ;
• Равномерно распределять затраты по периодам;
• Формировать достоверную финансовую отчётность;
• Минимизировать налоговые риски.

Внедрение механизма автоматического распределения в 1С:ERP высвобождает время бухгалтеров и минимизирует вероятность случайных ошибок при закрытии периода.

Нужна помощь с настройкой учёта РБП в 1С:ERP? Наша компания готова помочь вам автоматизировать учет и бизнес-процессы. Свяжитесь с нами для получения подробной информации по телефону +7(495) 989-22-16 или электронной почте sales@rg-spc.ru.