Сокращение персонала: учет операций в 1С:ЗУП

Сокращение численности или штата - одна из наиболее распространенных причин прекращения трудового договора. Процедура требует от работодателя не только строгого соблюдения трудового законодательства, но и правильного оформления всех кадровых и расчетных операций в учетной системе.

В этой статье рассмотрим пошаговый порядок отражения сокращения персонала в 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (ред. 3).

1. Нормативная база

При сокращении сотрудника необходимо руководствоваться следующими статьями Трудового кодекса РФ:

Важно: Работодатель обязан предупредить сотрудника о предстоящем сокращении не менее чем за 2 месяца.

2. Подготовительный этап: изменение штатного расписания

Прежде чем увольнять сотрудников по сокращению, необходимо внести изменения в штатное расписание.

Порядок действий в 1С:ЗУП:

1. Перейдите в раздел «Кадры» → «Штатное расписание».
2. Создайте документ «Утверждение штатного расписания».
3. В документе укажите изменяемую должность и новое (уменьшенное) количество штатных единиц.
4. Установите дату, с которой изменения вступают в силу (не ранее даты уведомления сотрудников).

Этот документ служит юридическим основанием для проведения процедуры сокращения.

3. Оформление увольнения по сокращению

3.1. Документ «Увольнение» (для одного сотрудника)

Пошаговая инструкция:

1. Перейдите в раздел «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения».
2. Нажмите кнопку «Создать» и выберите «Увольнение».
3. В открывшемся документе заполните обязательные поля:

4. Перейдите на вкладку «Условия увольнения» и укажите:
   • Основание увольнения: выберите из списка «Сокращение численности или штата работников организации» (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). Это важно для корректного расчета выходного пособия.
   • Установите флажок «Отразить в трудовой книжке» (для передачи сведений в СЗВ-ТД).
   • Заполните поле «Наименование документа» (обычно указывается «Приказ»).
5. На вкладке «Начисления и удержания»:
   • Установите флаг «Начислить зарплату».
   • В строке «Выходное пособие за» укажите количество рабочих дней, за которое начисляется пособие.
6. При необходимости укажите количество дней для компенсации неиспользованного отпуска на вкладке «Компенсация отпуска».
7. Нажмите кнопку «Провести».

3.2. Документ «Увольнение списком» (для массового сокращения)

При одновременном увольнении нескольких сотрудников удобно использовать документ «Увольнение списком»:

1. В разделе «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения» нажмите «Создать» → «Увольнение списком».
2. С помощью кнопок «Подбор» или «Добавить» выберите сотрудников для увольнения.
3. Для каждого сотрудника заполните дату увольнения и основание (даты и причины могут быть разными).
4. Нажмите «Провести» - для каждого сотрудника будет создан отдельный документ «Увольнение».

Преимущество: Все увольнения оформляются по одному приказу (с одним номером и датой).

4. Расчет выплат при сокращении

При увольнении по сокращению сотруднику начисляются следующие выплаты:

1. Заработная плата за отработанные дни в месяце увольнения.
2. Компенсация за неиспользованный отпуск.
3. Выходное пособие в размере среднего месячного заработка (ст. 178 ТК РФ).
4. Сохранение среднего заработка на период трудоустройства (до 2 месяцев, ст. 180 ТК РФ).

4.1. Расчет выходного пособия

В документе «Увольнение» расчет выходного пособия происходит автоматически. Программа использует средний заработок сотрудника и количество рабочих дней, указанное в поле «Выходное пособие за».

Важно: При расчете выходного пособия программа сравнивает средний заработок сотрудника с МРОТ. Если среднемесячный заработок меньше МРОТ, для расчета будет использован МРОТ.

С 1 сентября 2025 года действует новый порядок исчисления среднего заработка. Для расчета выходного пособия используется среднемесячное количество дней (в 2025 году - 20,583).

4.2. Досрочное увольнение при сокращении

Если сотрудник дает согласие на увольнение до истечения двухмесячного срока предупреждения, организация обязана выплатить дополнительную компенсацию за неотработанное время.

Особенности оформления в 1С:ЗУП:

• В ЗУП КОРП компенсацию неотработанных дней можно рассчитать автоматически - для этого в документе «Увольнение» устанавливается флажок «Выплачивать компенсацию неотработанных дней/часов при увольнении».
• В ЗУП ПРОФ и базовой версии специального механизма не предусмотрено - потребуется настройка отдельного вида начисления.

5. Печать документов

После проведения документа «Увольнение» по кнопке «Печать» можно сформировать все необходимые печатные формы:

• Приказ о прекращении трудового договора (форма Т-8).
• Записка-расчет при увольнении (форма Т-61).
• Справка о выплате бывшим сотрудникам.

6. Отражение в отчетности СЗВ‑ТД

Сведения о трудовой деятельности работников (СЗВ-ТД) необходимо отправить в СФР не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа об увольнении.

В документе «Увольнение» при установленном флаге «Отразить в трудовой книжке» заполненные строки (основание увольнения, наименование документа) автоматически попадут в мероприятие СЗВ-ТД.

7. Выплата среднего заработка за второй и третий месяцы

Если бывший сотрудник не трудоустроился в течение первого месяца после увольнения, он имеет право на сохранение среднего заработка за второй месяц (и, в исключительных случаях, за третий месяц по решению службы занятости).

7.1. Настройка в программе

Для отражения выплат бывшим сотрудникам необходимо:

1. Перейти в раздел «Настройка» → «Расчет зарплаты».
2. Установить флаг «Выплачиваются доходы бывшим сотрудникам предприятия».

7.2. Начисление выплаты

После установки флага в документе «Увольнение» можно создать на основании документ «Выплата бывшим сотрудникам» с указанием вида выплаты.

В документе указывается:

• Вид выплаты: «Сохраняемый средний заработок на время трудоустройства» (по умолчанию не облагается НДФЛ и страховыми взносами в пределах установленного лимита).
• Сумма начисления (рассчитывается автоматически или корректируется вручную).
• Дата выплаты дохода.

Важно: Сумму в документе можно отредактировать вручную. Для корректировки дней нужно дважды щелкнуть мышью на поле «Начислено» и перейти в форму «Сохраняемый средний заработок».

8. Контроль и проверка

Для проверки правильности расчетов по сокращению рекомендуется:

• Сформировать отчет «Незарплатные доходы» в разделе «Отчеты по выплатам».
• Проверить расчет выходного пособия в документе «Увольнение».
• Убедиться, что все выплаты корректно отразились в расчетных листках.

9. Типичные ошибки и рекомендации

Заключение

Оформление сокращения персонала в 1С:ЗУП - процесс, требующий внимательности и соблюдения последовательности действий:

1. Сначала - внесите изменения в штатное расписание.
2. Затем - оформите увольнение документом «Увольнение» (или «Увольнение списком») с правильным основанием.
3. Проверьте - расчет выходного пособия и компенсаций в документе.
4. После проведения - отправьте сведения СЗВ-ТД и, при необходимости, оформите выплату сохраняемого среднего заработка бывшему сотруднику.

Правильное оформление всех этапов в программе позволит избежать ошибок в расчетах и претензий со стороны контролирующих органов.

Наша компания готова помочь вам автоматизировать учет и бизнес-процессы. Свяжитесь с нами для получения подробной информации по телефону +7(495) 989-22-16 или электронной почте sales@rg-spc.ru.