«Настройка системы «Интеркампани» в «1С:Управление нашей фирмой, ред.3.0»

1. Что такое система «Интеркампани» и для чего она нужна?

Система «Интеркампани» – это функциональность, которая позволяет передавать товары между собственными фирмами автоматически по факту продажи в одной информационной базе. Рассмотрим следующую структуру (рис. 1.1):

Рисунок 1.1 – организационная структура холдинга

Из организационной структуры холдинга видно, что существует одна большая компания АО «Ромашка». Данная организация производит или закупает товары и владеет ими. Также существует ряд организаций поменьше, которые производят реализацию этих товаров. Каждая организация может осуществлять продажу в своём сегменте и при этом все эти организации получают товары от основной организации – в нашем случае от АО «Ромашка». Но на самом деле все наши организации относятся к единой крупной фирме и финансовый результат по ней мы хотим видеть целиком, поэтому мы запускаем все эти организации в одну единую управленческую информационную базу «1С:Управление нашей фирмой, ред.3.0». При этом схема товародвижения будет выглядеть следующим образом (рис 1.2):

Рисунок 1.2 – схема товародвижения

Наша основная организация АО «Ромашка» – владелец товара. У основной организации есть товар, какое-то большое количество. Она продаёт его организациям поменьше – организациям-продавцам, а те в свою очередь осуществляют реализацию товаров конечному потребителю – своему клиенту. Так выглядит правильно выстроенный процесс товародвижения между собственными фирмами, но что происходит в большинстве случаев, когда процесс выстроен неправильно?

1) Некорректные или отрицательные остатки на складах. Например, фактическое количество товара не соответствует данным в программе, или возникают отрицательные остатки. Это может произойти из-за ошибок в указании склада, номенклатуры, нарушения последовательности проведения документов или отключения контроля остатков. 

2) Ошибки при формировании документов передачи. Если не соблюдать последовательность операций при передаче товаров между организациями, в документе «Перемещение запасов» может возникнуть ошибка о недостаточном количестве товаров для передачи. Например, если сначала оформить продажу со склада организации-продавца, а затем попытаться передать товары от организации-владельца, система не позволит это сделать из-за отсутствия остатков. 

3) Ошибки в настройках учёта. Некорректные параметры учёта для организаций (например, неправильные настройки для организации-владельца, которая должна быть основным складом для продажи) могут привести к ошибкам при перепродаже товаров.

Чтобы ошибок, описанных выше, не возникало важно произвести правильную настройку передачи товаров между организациями. Механизм «Интеркампани» в «1С:Управление нашей фирмой, ред. 3.0» необходим для надёжного, прозрачного и автоматизированного управления товародвижением между организациями внутри холдинга — с её помощью устраняются ключевые проблемы, возникающие при ручном или несогласованном учёте.

2. Как работает механизм «Интеркампани»? Настройка механизмов и работа по операциям.

Перед демонстрацией работы механизма «Интеркампани» произведём начальную настройку в информационной базе. Важно определить следующие организации: организация-владелец и организация-продавец. Чтобы правильно определиться с организациями, дадим им определения:

• Организация-владелец – это лицо, которое занимается производством или закупкой товара и в дальнейшем передаёт эти товары организациям-продавцам.

• Организация-продавец – это лицо, которое реализует продукцию конечному покупателю.

Рассмотрим на примере (см. рис. 1.1). В данном случае организацией-владелицей является акционерное общество «Ромашка», которое производит продукцию для дальнейшей его продажи, а организациями-продавцами являются: ООО «Продажи», ИП «Реализация» и ООО «Лютик», которые в свою очередь получают товары от АО «Ромашка» и реализуют конечному покупателю.

После определения того, какая организация кем является, перейдём к настройке механизма «Интеркампани» (передача товаров между организациями) в «1С:Управление нашей фирмой, ред.3.0» (1С:УНФ). Для этого перейдём в раздел «Настройки» и в группе «Настройки» найдем ссылку «Ещё большевозможностей». Перейдя по ней, выберем «Компания» и включим функциональность «Передача товаров между организациями» (рис. 2.1).

Рисунок 2.1 – включение функциональности «Передача товаров между организация-ми»

Важно заметить, что при включении данной функциональности функциональность «Учёт компании в целом» должна быть отключена, потому что в случае её включения отсутствует возможность ведения учёта в разрезе организаций.

После того, как мы включили необходимую для нас функциональность, перейдём к настройке передачи товаров между организациями (соответствующая ссылка под функциональностью) (рис. 2.2).

Рисунок 2.2 – настройка передачи товаров между организациями

В данной настройке определяем организацию-владельца и организацию-продавца из списка организаций информационной базы. Далее выберем контрагентов этих организаций – их необходимо создать для того, чтобы в информационной базе происходили движения между контрагентами организации. Рекомендуется создавать под каждую организацию отдельного контрагента, чтобы не возникало путаницы в случае настроенной синхронизации данных между конфигурациями.

После определения контрагентов организаций выберем опцию передачи товаров через внутреннюю продажу. Данная опция позволяет отражать передачу товаров между организациями в учёте. После определим период формирования передачи (На дату каждой продажи / Единым документом за месяц), договор передачи товаров между организациями, который необходимо создать отдельно (рис. 2.3), а также вид цен, по которой будет происходить передача товаров. Помимо выбора цен важно заполнить данный вид цен значениями для каждого товара, который планируется к передаче между организациями. При автоматическом формировании документов данные цены будут автоматически записываться в документы передачи. Это важно потому, что для организации-владельца данная цена является ценой продажи товара при передаче, а для организации-продавца данная цена будет себестоимостью товара, по которой он его получил. Соответственно разница между текущей себестоимостью на организации-владельце и видом цен для передачи будет являться прибылью для организации-владельца, а разница между ценой продажи клиенту и видом цены передачи организации-продавцу будет составлять прибыль для организации-продавца.

Помимо основных настроек данного механизма предлагается по желанию включить функциональность «Автоматически уменьшать передачи при уменьшении резерва» – позволяет корректировать ранее выполненные автоматические передачи товаров между организациями при отмене или уменьшении продажи (рекомендуется к включению).

Рисунок 2.3 – договор передачи товаров между организациями

Важно понимать, что данная настройка с определением владельцев и продавцов, НЕ мешает осуществлять продажи и владельцам тоже. Каждая организация, для которой есть соответствующая настройка сможет продавать товары независимо от своих собственных остатков.

Работа по операциям

Рассмотрим работу с механизмом передачи товаров между организации более подробно. Перед работой удостоверимся, что свободные остатки товаров находятся на организации-владельце (рис.2.4). Для этого перейдём в раздел «Склад» и найдём группу «Аналитика». Выберем ссылку «Отчёты» и рассмотрим отчёт «Остатки товаров на складах».

Рисунок 2.4 – остатки товаров на складах перед началом работы с механизмом «Ин-теркомпани»

Из данного отчёта видно следующее: свободные остатки товаров находятся у организации-владельца на двух складах – основной и склад Ромашка. В свою очередь организации-продавцы на хранении товаров не имеют.

После того, как мы убедились, что у организаций-продавцов товары отсутствуют, создадим документ «Заказ покупателя» от организации ООО «Лютик», с которой произведена настройка передачи товаров (рис. 2.5), и от организации ООО «Продажи», с которой настройку передачи товаров не производили (рис. 2.6).

Рисунок 2.5 – документ «Заказ покупателю» от организации ООО «Лютик»

Рисунок 2.6 – документ «Заказ покупателю» от организации ООО «Продажи»

Рассмотрев два идентичных заказа, которые отличаются только организациями, осуществляющими продажу, заметим, что при создании заказа и подборе товаров от организации, с которой произведена настройка передачи товаров, свободные остатки присутствуют, а вот у организации, с которой настройка не произведена, остатков нет.

Далее на основании уже созданных заказов покупателям создадим расходные накладные и посмотрим результаты проведения этих документов от организаций: ООО «Лютик» (рис. 2.7) и ООО «Продажи» (рис. 2.8).

Рисунок 2.7 – документ «Расходная накладная» от организации ООО «Лютик»

Рисунок 2.8 – документ «Расходная накладная» от организации ООО «Продажи»

Рассмотрев представленные выше рисунки, можно заметить, что реализовать продажу от организации с произведённой настройкой передачи товаров между организациями удалось, а вот от организации, с которой данная настройка не произведена – нет (при проведении документа вылезла ошибка об отсутствии товаров на складе), но почему? Ошибка возникает потому, что без настройки «Интеркампани» система 1С:УНФ проверяет остатки товаров строго в рамках выбранной организации (ООО «Продажи») — и не учитывает товары, числящиеся за другими организациями холдинга. В вашем случае товар находится на остатках АО «Ромашка», а при попытке продажи от имени другой организации система не находит у неё нужного количества товара на складе и выдаёт ошибку. Механизм «Интеркампани» как раз и нужен для того, чтобы автоматически оформлять передачу товара от владельца (АО «Ромашка») к продавцу (ООО «Лютик») — тогда система увидит доступные остатки и позволит провести продажу.

Далее будем рассматривать механизм исключительно от организации-продавца ООО «Лютик».

После успешно проведённой расходной накладной обратимся к отчёту, рассмотренному в самом начале данного подзаголовка «Остатки товаров на складах» (рис. 2.9).

Рисунок 2.9 – отчёт «Остатки товаров на складах» после реализации от организации ООО «Лютик»

После проведения документа «Расходная накладная» в отчете по остаткам появятся отрицательные остатки у ООО «Лютик». Это сигнал о том, что товар был продан, но его необходимо «переместить» от организации-владельца к организации-продавцу для покрытия этой задолженности. Для этого перейдём в рабочее место «Передачи между организациями» (Раздел «Компания» - группа «Финансовые операции» - «Передачи между организациями»).

Оформим передачу товаров по клавише «Заполнить документы передачи» (рис. 2.10).

Рисунок 2.10 – рабочее место «Передачи между организациями»

При нажатии запускается помощник, который автоматически найдет все ситуации с отрицательными остатками и предложит сформировать необходимые документы (рис. 2.11). Нажмём клавишу «Заполнить документы» и выберем опцию «Сформировать счета-фактуры автоматически».

Рисунок 2.11 – оформление передачи товаров между организациями

После отработки помощника система выдаст результат заполнения документов и формирования счетов-фактур. В результате данной работы помощника система самостоятельно подставила в документы организацию-владельца, организацию-продавца, а также рассчитала цену по заданному виду цен (рис. 2.12).

Рисунок 2.12 – документ «Передача между организациями», сформированный при помощи помощника

В результате отработки помощника в рабочем месте «Передача между организациями» можно убедиться в успешности результата работы механизма «Интеркампани». Для этого снова воспользуемся отчётом «Остатки товаров на складах» и проверим отсутствие отрицательных остатков у организации-продавца (рис. 2.13).

Рисунок 2.13 – отчёт «Остатки товаров на складах» после отработки передачи това-ров между организациями с помощью помощника

Как можно заметить отрицательные остатки товаров в отчёте отсутствуют. Товары корректно переместились со склада организации-владельца на склад организации-продавца, а финансовая составляющая (задолженность продавца перед владельцем) была учтена по заданному виду цен.

3. Способы работы с передачей товаров между фирмами без настройки механизма «Интеркампани». Плюсы и минусы такого подхода.

Мы не рекомендуем ниже описанные способы работы с передачей товаров между фирмами без произведённой настройки механизма «Интеркампани», потому что: снятие контроля остатков ведёт к искажению данных о реальных запасах и ошибкам в расчёте себестоимости, «учёт по компании в целом» нарушает корректность операций между юрлицами (не формируются нужные документы и проводки), а ручная передача товаров повышает риск ошибок, дублирования данных и трудоёмкость учёта — в итоге это грозит недостоверной отчётностью, проблемами при проверках и сложностями с анализом финансового результата.

• Снятие контроля остатков. Устанавливают настройку так, чтобы программа не контролировала остатки при продаже и давала продавать в «минус».

• Учёт по компании в целом. Убирают организацию из разреза учёта. Документы в таком случае будут как будто от разных организаций, но в учёте всегда будет одна.

• Ручная передача товаров. Создают контрагента, которому оформляют продажу от одной фирмы и от которого принимают покупку товара на другую фирму.

Данные способы, как и было сказано в начале данного раздела, не носят рекомендательный характер, наоборот отражают возможные сложности при работе с системой в будущем. В заключение хочется отметить, что механизм «Интеркампани» в системе «1С:Управление нашей фирмой» — это мощный и гибкий инструмент для групп компаний и предпринимателей, использующих несколько юридических лиц в своей деятельности. Он автоматизирует процессы внутренних перемещений товаров между организациями, сводит к минимуму риск учётных ошибок и обеспечивает прозрачную и понятную картину движения активов в рамках единой информационной базы. Грамотная первичная настройка параметров — в том числе организаций‑участников и видов цен — позволяет в дальнейшем существенно сократить время на рутинные операции по учёту и переносу остатков, делая работу в системе более продуктивной и удобной.

Наша компания готова помочь вам автоматизировать учет и бизнес-процессы. Свяжитесь с нами для получения подробной информации по телефону +7(495) 989-22-16 или электронной почте sales@rg-spc.ru.