Летние отпуска и ЭЛН 2026: автоматизация начислений, резервов и обмена с СФР в 1С:ЗУП

Лето для зарплатного бухгалтера - это всегда пик нагрузки: графики отпусков, внезапные больничные, срочные перерасчёты. В 2026 году к традиционным хлопотам прибавились законодательные новации, которые напрямую влияют на алгоритмы расчётов. Разберёмся, как без ошибок настроить 1С:ЗУП (1С:Зарплата и управление персоналом) редакции 3.1 под новые правила, ускорить обработку электронных листков нетрудоспособности и корректно сформировать оценочные обязательства по отпускам.

1. Что изменилось в 2026 году: три главных новации

1.1. Дробление среднего заработка на «северную» и «районную» составляющие

С текущего года при исчислении среднего заработка для отпускных и пособий программе предписано отдельно учитывать суммы, приходящиеся на районный коэффициент (РК) и северные надбавки (СН). Раньше они входили в общий заработок единой суммой, теперь же система должна разбивать доход на две части:

• базовый оклад (тарифная часть);
• компенсационная доля (РК + СН).

Этот шаг предпринят для корректного обложения НДФЛ: к каждой из частей может применяться своя ставка (в зависимости от статуса налогоплательщика и размера дохода). В 1С:ЗУП данный механизм встроен в последние релизы, но работает исключительно при условии, что программа обновлена до версии, поддерживающей такое разделение. Важно: если отпуск начинается в 2026 году - дробление выполняется, если в 2025‑м - нет.

1.2. Новый порядок оформления электронных больничных (с 26 апреля)

С 26 апреля 2026 года в силу вступил приказ Минздрава № 222н от 31.03.2026, который скорректировал правила формирования листков нетрудоспособности. Ключевые новшества:

• Самозанятые граждане получили право на пособие по временной нетрудоспособности (с 1 января 2026 года). В связи с этим в ЭЛН теперь предусмотрена отдельная процедура для этой категории.
• Для работниц, находящихся в отпуске по уходу за ребёнком и одновременно трудящихся у другого страхователя, порядок оформления больничного изменён - теперь он выдаётся по общим правилам.
• Если сотрудник вышел из «детского» отпуска на неполную ставку, то при наступлении болезни он получает больничный и пособие в стандартном режиме.

Для бухгалтера это означает, что в 1С:ЗУП нужно актуализировать справочники категорий застрахованных и тщательно заполнять все реквизиты при обмене с СФР.

2. Автоматизация отпускных в 1С:ЗУП 3.1

2.1. Штатный расчёт отпуска

Программа рассчитывает отпускные на основании данных о начислениях и отработанных днях за стандартный период - 12 месяцев, предшествующих месяцу начала отдыха. Среднедневной заработок вычисляется автоматически, а начиная с 2026 года из него выделяются доли РК и СН.

Порядок действий в системе:

1. Убедиться, что график отпусков на 2026 год утверждён (это должно было быть сделано до 17 декабря 2025 года).
2. Создать документ «Отпуск» через раздел «Зарплата» → «Отпуска», указав сотрудника и даты.
3. На вкладке «Расчёт среднего заработка» проверить, что программа корректно определила расчётный период и выделила северные/районные доли.
4. Ознакомиться с итоговой суммой на вкладке «Основной отпуск».
5. Провести документ и на его основе сформировать ведомость на перечисление отпускных.

1.3. МРОТ вырос до 27 093 рублей

С января 2026 года федеральный МРОТ составляет 27 093 руб. Эта цифра используется как нижняя граница при расчёте пособий по нетрудоспособности (если фактический средний заработок работника окажется ниже МРОТ).

2.2. Нестандартные летние ситуации

• Отпуск сразу после болезни. Если сотрудник заболел перед отпуском, то дни отдыха переносятся. В 1С:ЗУП для этого предназначен документ «Продление отпуска» - он пересчитает количество дней и средний заработок с учётом сдвига.
• Болезнь во время отпуска. При получении ЭЛН (электронный листок нетрудоспособности) нужно оформить либо продление (дни болезни добавляются к отпуску), либо перенос (неиспользованные дни переносятся на другой срок). Переплата отпускных засчитывается в будущие выплаты или возвращается работником.
• Отпуск с 1‑го числа. Программа корректно обрабатывает такую ситуацию, даже если первый день месяца приходится на выходной, - число календарных дней отпуска определяется верно.

2.3. Налоговый аспект

НДФЛ с отпускных исчисляется на дату, которую программа определяет как планируемую выплату (обычно за три дня до начала отпуска). Удержание происходит в момент фактической выдачи денег. Из‑за разделения заработка на базовую и компенсационную части налоговая база может формироваться неединообразно - важно, чтобы все виды начислений в 1С имели правильные настройки для корректного расчёта.

3. Резервы предстоящих отпусков: настройка и ведение

3.1. Для чего создаются резервы

Оценочные обязательства по отпускам позволяют равномерно распределять расходы на оплату отдыха в течение года, избегая резких скачков затрат в летние месяцы. С 2026 года многие компании перешли на автоматизированное формирование таких резервов в 1С:ЗУП.

3.2. Пошаговая настройка резервов

Шаг 1. Активировать функционал: в настройках расчёта зарплаты установить отметку «Использовать резервы по оплате труда».

Шаг 2. Зайти в учётную политику организации (раздел «Настройка» → «Организации» → «Учётная политика…») и перейти на вкладку «Резервы по оплате труда».

Шаг 3. Создать элемент в справочнике «Настройки расчёта резервов»:

• дать название (например, «Резерв на оплату ежегодных отпусков»);
• указать вид резерва - «Отпуск»;
• задать расчётный год (для учёта премий).

Шаг 4. Выбрать методику:

Для каждого метода задаются:

• база начисления (перечень видов доходов, участвующих в формировании резерва);
• лимит отчислений (если требуется для налогового учёта).

Шаг 5. При необходимости распределить резерв по подразделениям или должностям.

3.3. Ввод начальных остатков, если резервы не велись ранее

Если до 2026 года резервы не формировались, а с нового года решено их внедрить, нужно:

• провести инвентаризацию остатков отпусков по всем сотрудникам;
• ввести начальные сальдо в 1С:ЗУП через специальный документ;
• передать данные в бухгалтерскую программу через синхронизацию.

4. Электронный обмен с СФР: приём и обработка ЭЛН

4.1. Настройка прямого канала

С 2026 года все работодатели обязаны использовать только электронные больничные. В 1С:ЗУП взаимодействие с Социальным фондом реализовано через СЭДО (система социального электронного документооборота).

Алгоритм подключения:

• зайти в раздел «1С‑Отчётность» → «Настройки» → «Настройка обмена с контролирующими органами»;
• выбрать СФР и включить галочку «Обмен с СФР»;
• прикрепить действующую квалифицированную электронную подпись;
• убедиться, что статус подключения отображается как «Активно».

4.2. Жизненный цикл ЭЛН в программе

• Поступление - больничные автоматически загружаются из СЭДО. Для просмотра новых сообщений используется журнал «Сообщения СФР об изменении ЭЛН» (раздел «Кадры»). Программа принимает все статусы, включая 030.
• Запросы от СФР - фонд может направить запрос на предоставление данных для расчёта пособия (например, сведения о заработке). На такие запросы необходимо сформировать исходящее сообщение о страховом случае.
• Расчёт пособия - после успешного обмена создаётся документ «Средний заработок СФР (СЭДО)». Если у сотрудника были другие страхователи в расчётном периоде, сведения вводятся через документ «Справка для расчёта пособий (входящая)».

В майских обновлениях 2026 года разработчики 1С привели внутренние алгоритмы в соответствие с новыми требованиями СФР по форматам и статусам. Однако с 29 апреля некоторые пользователи фиксировали задержки в получении статусов обмена. Если ЭЛН не появляются, рекомендуется проверить:

• актуальность ЭЦП;
• настройки сетевого доступа к СЭДО;
• версию платформы и конфигурации.

4.4. Алгоритм при больничном во время отпуска

Если сотрудник заболел в период отпуска, последовательность действий такова:

1. Получить ЭЛН из СФР.
2. Оформить в 1С:ЗУП продление или перенос отпуска (в зависимости от желания работника).
3. Рассчитать пособие по временной нетрудоспособности - программа сделает это автоматически на основании данных из ЭЛН.
4. Пересчитать отпускные, если они уже были выплачены (излишек зачесть или удержать).
5. Сформировать ведомости для выплаты пособия и, при необходимости, доплаты отпускных.

5. Практические советы для напряжённого летнего сезона

Чек‑лист основных подготовительных мероприятий

Типичные просчёты и способы их предотвращения

Проблема: Программа не обновлена → доли РК и СН не выделяются, а значит, неверно считается НДФЛ и могут быть ошибки в отчётности.
Решение: Установить свежий релиз до начала массовых расчётов.

Проблема: Резервы не настроены → себестоимость услуг искажается, бухгалтерский учёт даёт неверные данные.
Решение: Внести настройки учётной политики и провести начальное сальдо.

Проблема: Пропущен ЭЛН, поступивший от СФР, → пособие не начислено, возможны штрафы.
Решение: Включить ежедневную проверку журнала сообщений и настроить уведомления.

Проблема: Отпускные после больничного пересчитаны вручную с ошибкой → сотрудник недополучает или переплачивает.
Решение: Всегда использовать типовой документ «Продление/перенос отпуска», а не корректировать вручную.

Проблема: В справочниках НДФЛ устаревшие коды доходов → налог исчислен неверно.
Решение: Сверить справочники с актуальными рекомендациями ФНС.

Заключение

Лето 2026 года ставит перед бухгалтером три основных вызова:

1. Новый алгоритм среднего заработка для отпусков - обязательное выделение РК и СН. Это требует не только обновления 1С, но и внимательного контроля каждого расчёта.
2. Внедрение (или донастройка) резервов по отпускам - автоматизация в 1С:ЗУП позволяет выбрать подходящую методику (нормативную или МСФО) и значительно упрощает учёт.
3. Электронное взаимодействие с СФР - с учётом новых правил оформления ЭЛН (приказ № 222н) и возможных сбоев в СЭДО необходимо регулярно проверять подключение и статусы обмена.

Ключевой принцип успешной работы - не откладывать подготовку. Своевременное обновление ПО, настройка резервов и тестирование обмена с фондом избавят от авралов и штрафных санкций. Встроенные механизмы 1С:ЗУП позволяют максимально автоматизировать рутинные операции, оставляя бухгалтеру время для контроля и анализа.

Используйте встроенные инструменты 1С:ЗУП для автоматизации - они значительно сократят ваше время и сведут к минимуму риск ошибок. А если возникают сложности, наша компания готова помочь вам. Свяжитесь с нами для получения подробной информации по телефону +7(495) 989-22-16 или электронной почте sales@rg-spc.ru.