Как вести учет займов сотрудникам в 1С:Зарплата и управление персоналом 8

Выдача займов сотрудникам — распространенная практика, позволяющая работодателю оказать финансовую поддержку персоналу. В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (редакция 3) (1С:ЗУП) реализован полноценный функционал для учета всех операций по займам: от заключения договора до погашения задолженности и расчета материальной выгоды.

В этой статье мы подробно разберем, как настроить программу для учета займов, зарегистрировать договор, оформить выдачу денег и автоматизировать удержание платежей из зарплаты.

1. Включение функционала учета займов

По умолчанию механизм учета займов в программе отключен. Для его активации необходимо выполнить следующие действия:

1. Перейдите в раздел «Настройка» → «Расчет зарплаты».
2. В открывшейся форме найдите пункт «Выдаются займы сотрудникам».
3. Установите флажок напротив этого пункта.

После включения этой настройки в разделе «Зарплата» становится доступным журнал «Займы сотрудникам», где будут храниться все документы по займам (договоры, выдачи, изменения условий, погашения).

2. Регистрация договора займа

Основание для выдачи займа — договор. В программе для этого предназначен документ «Договор займа сотруднику».

Как создать документ:

1. Перейдите в раздел «Зарплата» → «Займы сотрудникам».
2. Нажмите кнопку «Создать» и выберите «Договор займа сотруднику».

Документ содержит два основных раздела:

В этом разделе указываются основные условия предоставления займа:

Способ выдачи можно выбрать один из двух:

• Единовременно — вся сумма выдается сразу одной суммой. Если установить флаг «Заем по договору выдан полностью», то документ одновременно зарегистрирует и факт выдачи. В противном случае выдачу нужно будет оформить отдельным документом.
• Несколькими траншами — сумма выдается частями в разные месяцы. В табличной части указываются месяцы и суммы каждого транша.

Основные параметры:

• На срок — период (в месяцах), на который выдается заем.
• Ставка, % — годовая процентная ставка по договору (если заем беспроцентный, указывается 0).

Здесь настраивается порядок возврата денежных средств:

Способ погашения:

• В течение срока (ежемесячными платежами) — платежи распределяются на весь период.

Тип ежемесячных платежей (доступно 4 варианта):

Альтернативные варианты:

• По окончании срока (единовременно сумма и проценты) — все выплаты производятся в последнем месяце.
• С отсрочкой — устанавливается флаг «Предоставляется отсрочка» и указывается месяц, до которого действует отсрочка. В этот период начисляются проценты, но платежи не производятся. После окончания отсрочки платежи начинаются с учетом установленного ограничения.

Дополнительные настройки:

• Материальная выгода облагается НДФЛ — флаг установлен по умолчанию. Снимается в случаях, предусмотренных законодательством (например, при выдаче займа на покупку жилья при наличии права на имущественный вычет).
• Предоставлен целевой заем на приобретение жилья — специальная отметка для жилищных займов.

• Договор займа (по кнопке «Печать»)

• График погашения займа (как приложение к договору)

• Отчет о погашении займа

• Карточка учета договора займа

3. Оформление выдачи займа

Факт выдачи денежных средств сотруднику регистрируется документом «Выдача займа сотруднику».

Способы создания документа:

1. В документе «Договор займа сотруднику» нажать кнопку «Создать на основании» → «Выдача займа сотруднику» (если флаг «Заем по договору выдан полностью» не установлен).

2. В разделе «Зарплата» → «Займы сотрудникам» создать новый документ и выбрать вид «Выдача займа сотруднику».

В документе указываются:

• Сумма — выдаваемая сумма (для траншей — указываются месяцы и суммы).
• Форма расчетов — «Наличная» или «Безналичная».

После заполнения документ проводится. Только после этого факта удержания в счет погашения займа начнут рассчитываться автоматически при начислении зарплаты.

4. Автоматическое удержание платежей из зарплаты

Когда договор заключен, заем выдан и наступила дата платежа по графику, программа автоматически рассчитает сумму удержания в документе «Начисление зарплаты и взносов».

Как это происходит:

1. При создании документа «Начисление зарплаты и взносов» за месяц нажмите кнопку «Заполнить».
2. Программа подтянет всех сотрудников, их начисления и автоматически рассчитает удержания по займам.
3. Суммы удержаний появятся на вкладке «Займы» в документе начисления.

Если сотрудник вносит деньги в кассу наличными (а не через удержание из зарплаты), оформляется документ «Приходный кассовый ордер».

5. Досрочное погашение займа и изменение условий

Для досрочного погашения задолженности создается специальный документ:

1. В документе «Договор займа сотруднику» нажмите «Создать на основании».
2. Выберите «Погашение займа сотруднику».
3. В открывшемся документе укажите дату погашения — программа подскажет остаток задолженности на эту дату.
4. В поле «Сумма» укажите вносимую сумму (при полном погашении — оставшуюся сумму).

Если условия договора изменились (например, изменилась процентная ставка, срок или способ погашения), используется документ «Изменение условий договора займа сотруднику».

Как создать:

1. В документе «Договор займа сотруднику» нажмите «Создать на основании» → «Изменение условий договора займа сотруднику».
2. Укажите дату, с которой начинают действовать изменения (обычно с 1-го числа месяца).
3. Внесите корректировки в условия: срок, ставку, размер платежей, наличие отсрочки и т.д.

С указанной в документе даты расчеты по займу будут производиться по новым условиям.

Важное применение — для освобождения от НДФЛ материальной выгоды по жилищным займам с 1 января 2025 года. Для этого необходимо снять флаг «Материальная выгода облагается НДФЛ» в документе изменения условий.

6. Расчет материальной выгоды и НДФЛ

Материальная выгода возникает, если процентная ставка по займу меньше 2/3 ключевой ставки ЦБ РФ (или заем беспроцентный). В программе расчет производится автоматически по формуле:

Материальная выгода = (2/3 × Ключевая ставка – Ставка по договору) / 365(366) × Количество дней пользования займом × Сумма остатка

Федеральный закон от 08.08.2024 № 259-ФЗ изменил порядок расчета налоговой базы по материальной выгоде. Для договоров, действующих с 2024 года, применяется минимальное значение ключевой ставки из двух вариантов:

• ставка на дату подписания договора (или последнего изменения условий);
• ставка на дату фактического получения дохода (последний день месяца).

Для пересчета материальной выгоды по новым правилам в программе предусмотрена специальная обработка «Уточнение материальной выгоды по займам» (доступна из документа «Начисление зарплаты и взносов»). Обработка автоматически заполняется по каждому месяцу, если ключевая ставка на дату получения дохода была выше, чем на дату заключения договора.

Важно: Если заем был полностью погашен в течение месяца и на конец месяца остаток отсутствует, программа может не пересчитать материальную выгоду автоматически. В таких случаях пересчет необходимо выполнить вручную.

Ставка НДФЛ для материальной выгоды составляет 35% (для налоговых резидентов).

Налог рассчитывается и удерживается программой автоматически в документе «Начисление зарплаты и взносов» в том месяце, когда доход получен.

С 1 января 2025 года доходы в виде материальной выгоды по жилищным займам, оформленным до 31 декабря 2024 года, освобождаются от НДФЛ при соблюдении следующих условий:

• заем предоставлен на покупку или строительство жилья;
• заемщик имеет право на имущественный вычет, подтвержденное налоговым органом.

Для освобождения от налогообложения необходимо снять флаг «Материальная выгода облагается НДФЛ» в документе «Изменение условий договора займа сотруднику» с датой изменения 1 января 2025 года.

7. Отражение процентов по займу в 6-НДФЛ

Проценты, которые сотрудник платит организации за пользование займом, не облагаются НДФЛ — это доход организации, а не сотрудника. В 6-НДФЛ их отражать не нужно.

8. Контроль и отчетность

Для контроля за расчетами по займам в программе предусмотрены следующие возможности:

9. Распространенные ошибки и их решение

Заключение

Учет займов сотрудникам в 1С:ЗУП 8.3 — это комплексный процесс, включающий несколько этапов:

1. Включение функционала в настройках расчета зарплаты.
2. Заключение договора займа с указанием всех условий (сумма, срок, ставка, график платежей).
3. Регистрация выдачи денежных средств сотруднику.
4. Автоматический расчет удержаний при начислении зарплаты.
5. Контроль расчетов через карточку договора и отчеты.
6. Корректировка условий при необходимости (изменение ставки, срока, освобождение от НДФЛ).
7. Расчет материальной выгоды и НДФЛ с учетом изменений законодательства 2024-2025 годов.

Программа позволяет автоматизировать практически все операции по займам: от регистрации договора до полного погашения задолженности. Грамотная настройка документов и понимание особенностей расчета материальной выгоды помогут избежать ошибок и обеспечить корректное отражение займов в учете и отчетности.

Если возникают сложности с нестандартными условиями займов (например, специфические графики погашения или комбинированные схемы), рекомендуется обращаться к специалистам 1С для доработки конфигурации под конкретные бизнес-процессы организации. Подробнее можно узнать у наших специалистов по телефону +7(495)989-22-16 или написать на почту sales@rg-spc.ru